Depois de Fukuoka, o que está em jogo em Paris?

Muitas pessoas podem achar que organizar um evento parece algo simples de fazer, ainda mais quando tratam da prática esportiva e cultural por possuírem em alguns momentos um caráter mais lúdico de participação e com menor viés para a performance. Porém as chances de sucesso podem diminuir sem um planejamento mínimo ou atenção em detalhes essenciais.

1.Pensar e planejar é preciso – O início para montar um evento é pensar e colocar no papel todas as ideias que possui para o evento buscando responder questões diretas do tipo: Como? Para quê? De que forma? Onde? Por quê? Quando? Quanto custa? Dessa maneira, as respostas para estabelecer ações gerais, data, horário, local, público-alvo, custos e orçamentos, tipo de atração, tempo do evento, modalidades ou atrações serão respondidas.

2.Atração e temática – Procure definir dentro da modalidade esportiva ou cultural qual será a atração e temática do evento: espetáculo teatral, musical, peça infantil, coral, lançamento de um livro infantil ou seu próprio, uma troca de faixas, cordas ou cordel, um campeonato, competição esportiva ou uma competição de luta.

3.Espaço físico ou local – O espaço físico deve conter a infraestrutura para atender a todos que estão envolvidos no evento (participantes/artistas, público, convidados, familiares ou imprensa) com o mínimo de comodidade. Verifique se o local é adequado para o espetáculo ou modalidade esportiva. Observe como são os banheiros, note se existe local para lanchonete ou bar, veja se as acomodações comportam o público estimado e estão em bom estado. A limpeza, está em dia? O local é quente ou arejado? Água, energia elétrica e equipamentos funcionam (teste)? Bilheteria temos? Onde é possível estacionar? Se for ao ar livre verifique a previsão do tempo, a chuva pode ser um problema. Lembre-se o espaço físico é o seu cartão de visitas. 

4.Normas e Regras – Dependendo da modalidade esportiva e do foco do evento será preciso defini-las, por exemplo, regulamento do campeonato ou torneiro; inscrições; convites; ingressos; formas de disputa (chaveamento, copa, eliminatória simples ou dupla, rodízios, repescagem, todos contra todos); categorias por peso; faixas etárias; masculino, feminino ou misto; premiação ou classificação. No item premiação evite premiar somente os três primeiros, todos merecem medalhas.

5.Legislação – Estar com a parte legal em dia pode ajudar a conseguir benefícios governamentais e patrocínios formais. Normalmente é criado uma associação ou uma ONG para tal. É um pouco burocrático e uma atividade diferente do contexto daqueles que colocam a “mão na massa”, contudo, pode ajudar a conseguir recursos.

6.Custos e orçamentos – Independentemente de ter fins lucrativos ou não todo evento esportivo e cultural possui custos de material, premiação, produção, marketing, locação de equipamentos, mão de obra e operação em geral. Monte uma planilha com custos e verifique os orçamentos para noções dos preços. Esta pode ser uma base para patrocínios e parcerias.

7.Patrocínios e parcerias – Não realize o evento contando com isso. Porém busque incentivar trocas diretas com pequenas e médias empresas que se relacionem com o público-alvo do evento. Ofereça contrapartida, não apenas em chamadas no evento ou logo marca nos itens promocionais, use formas criativas que possibilitem ao parceiro captar novos clientes. Talvez o anúncio com desconto especial para quem está no evento, ou a venda direta através de um estande no local. Enfim, procure sair do convencional.

8.Marketing e promoção – Todos os itens do evento são propriedades do organizador e devem ser explorados. Foque na qualidade dos itens mais comuns como certificados, camisetas, folders, banners, outdoors, busdoors ou bonés, estes são um veículo de comunicação entre evento, anunciante/parceiro, participante e público. Solicite ao jornal de bairro e/ou rádio local para divulgar, normalmente, sorteiam ingressos ou cortesias. Redes sociais não podem faltar, desenvolva as redes oficiais do evento, faça sorteios por elas, coloque o banner virtual (evite a poluição visual), faça um vídeo curto com uma pessoa carismática e popular do evento. Seja criativo.

9.Cronograma – É muito ruim o evento não começar ou terminar pontualmente. Não ter uma sequência de ações o evento poder ser visto como um programa de improvisos. Monte um cronograma, roteiro ou script com as atividades e horários. Não esqueça de privilegiar o momento do aluno, não deixe que aquela troca de faixa, cordel, corda ou graduação seja apenas uma única luta ou jogo, faça o aluno e os pais curtirem o momento. A primeira impressão é a que fica.

10.Seriedade e foco – Mantenha o máximo de seriedade e concentração no ato de montar o evento. Quando pensamos em todos os detalhes erramos menos. Assim, a sua postura profissional refletida por meio da realização do evento pode abrir novas portas.

Persista – Organizar eventos esportivos e culturais no Brasil é muito desafiador. A realização de um evento que não obteve os resultados esperados, não significa fechar as portas. Se reorganize, reveja as falhas, melhore os pontos positivos, muitas vezes um simples sorriso de uma criança é a nossa maior recompensa.